Les références s’écrivent contre la marge de gauche, quelques interlignes au-dessous de la vedette. Elles facilitent le classement et la consultation du courrier, mais elles ne sont pas essentielles pour tous les types de lettres. Elles prennent généralement la forme d’un groupe de lettres et de chiffres.

La mention Votre référence, que l’on abrège en V/Référence, V/Réf. ou V/R, est suivie du numéro ou du code attribué au dossier par le ou la destinataire. Notre référence, abrégée en N/Référence, N/Réf. ou N/R, précède le numéro ou le code que l'expéditeur ou l'expéditrice a attribué au dossier : le code peut comprendre le nom du fichier le traitement attribué à la lettre.

Exemples :

V/Réf. : ABC-123

V/Référence du 23 avril 2014

N/Réf. : 96-102

Si le destinataire et l’expéditeur ou l’expéditrice ont les mêmes références, on peut écrire simplement Référence.

Exemple :

Référence : 96-198A

Cependant, s’il est nécessaire de donner la référence du destinataire et celle de l’expéditeur, le protocole épistolaire demande que l’on écrive le numéro de référence du destinataire en premier.

Exemple :

V/Réf. : 123-ABC

N/Réf. : BDL.160

Plus rarement, on utilise la mention Votre lettre du, qu’on abrège en V/Lettre du, qui renvoie à la lettre à laquelle on répond. On peut aussi donner l’information dans l’introduction de la lettre : « En réponse à votre lettre du… ».

Exemple :

V/Lettre du 22 octobre 2018