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La rédaction et la communication
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Note

 

La note est un écrit qui permet aux membres d’une entreprise ou organisation de communiquer entre eux dans un contexte de relations professionnelles courantes. C’est le type d’écrit le plus souvent utilisé, dans les entreprises et les organismes, pour transmettre de l’information. Concise, la note revêt un caractère moins officiel que la lettre. Elle ne comprend donc ni vedette, ni appel, ni salutation finale. Il demeure cependant qu’elle doit être claire et bien structurée.

 

Rappelons que le mot mémorandum, ou son abréviation mémo, désigne plutôt une note que l’on prend pour soi-même afin de ne pas oublier quelque chose. (Voir l’article Mémorandum.)

 

Il semble que l’on fasse de moins en moins la distinction entre la note et la note de service. En principe, la note de service n’est destinée qu’à des subordonnés, alors que la note s’adresse à des supérieurs ou à des égaux. L’usage actuel fait que l’on communique de plus en plus avec des subalternes par l’entremise de la note. On peut aussi distinguer un troisième type d’écrit, soit la note technique : c’est un rapport concis et simplifié qui apporte des renseignements sur un point technique particulier. Quoi qu’il en soit, ces différents types de notes répondent aux mêmes normes de rédaction et de présentation. Par ailleurs, l’envoi d’une note transmise dans un fichier joint à un courriel est, de nos jours, de plus en plus courant et admis.

 

Les éléments de la note sont les suivants :

 

1. La mention du, de la ou des destinataires, c’est-à-dire le nom (précédé du titre de civilité et suivi ou non du titre ou de la fonction) et, au besoin, la désignation de l’unité administrative ou de la fonction de la ou des personnes à qui la communication s’adresse. S’il s’agit d’un collectif, comme le mot personnel, la mention Destinataire est évidemment au singulier.

 

Exemples :

 

DESTINATAIRE :

 

DESTINATAIRE :

 

Madame Louise Trenet, rédactrice

 

Direction des communications

DESTINATAIRE :

 

DESTINATAIRES :

 

Le personnel du Service juridique

 

Les chefs de service et les chefs de division

 

DESTINATAIRES :

Monsieur Paul Vermette

Madame Lucie Lemay

 

2. La mention de l’expéditeur ou de l’expéditrice, qui précise le nom de la personne (sans titre de civilité, mais accompagné ou non de son titre de fonction) ou la désignation de l’unité administrative qui envoie la note. Cette mention peut être omise et remplacée, au bas de la note, par la signature de l’expéditeur ou de l’expéditrice, accompagnée de son titre ou de sa fonction. Dans le cas où il y a plus d’un expéditeur ou d’une expéditrice, cette mention est au pluriel.

 

Exemples :

 

EXPÉDITEUR :

Claude Jean

 

EXPÉDITRICE :

Caroline Baudet, directrice du personnel

 

EXPÉDITEUR :

Service des communications

 

 

3. L’indication de la date sous forme alphanumérique.

 

Exemple :

 

DATE :

Le 26 janvier 2014

 

 

4. L’objet de la note, souvent écrit en caractères gras.

 

Exemples :

 

OBJET :

Achat de nouveaux

équipements informatiques

 

OBJET :

Rencontre de direction

 

5. Le texte de la communication, qui ne comporte généralement qu’un alignement et peut ou non être justifié. Le texte de la note ne comprend généralement pas d’introduction, mais il contient parfois un bref rappel permet de situer le destinataire et de préciser les raisons qui motivent l’envoi de la note. Le développement expose les faits, explique la nécessité de la note, propose des solutions ou fait état de décisions nouvellement prises. Finalement, une brève phrase de conclusion suffit, sans formule de salutation. Par exemple : Je vous remercie de votre collaboration; Les changements seront apportés dans les plus brefs délais; N’hésitez pas à communiquer avec moi pour de plus amples renseignements, etc.

 

6. La signature ou les initiales. Si le nom de l’expéditeur ou l’expéditrice est mentionné au début de la note, ce dernier ou cette dernière se contente généralement d’y apposer ses initiales manuscrites, mais il ou elle peut également la signer, sans rappeler toutefois son titre ou sa fonction. Dans les cas où la mention Expéditeur ou Expéditrice est absente, la note doit porter la signature de l’expéditeur ou l’expéditrice accompagnée de son nom et, éventuellement, de son titre ou de la fonction.

 

7. Selon sa nature et son contenu, la note peut aussi comprendre des mentions de référence qui s’écrivent sous l’objet, comme V/Réf. ou N/Réf., et des mentions diverses comme p. j. (pièce jointe) ou c. c. (copie conforme).

 

Comme le montrent les exemples ci-dessus, dans l’en-tête de la note, les mentions destinataire, expéditeur, date et objet sont inscrites en majuscules, contre la marge de gauche. Elles sont suivies des deux-points précédés d’un espacement; il n’est pas d’usage d’aligner les deux-points, on alignera plutôt les éléments énumérés. Soulignons enfin qu’il faut éviter les mentions À, De, Sujet et Re, qui appartiennent à l’usage anglais.

 

Vous pouvez aussi consulter les articles Exemples de note et Note et note de service.

 

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Date de la dernière actualisation de la BDL : novembre 2018

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