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Offre de service

 

Une offre de service est un document qui décrit les services ou les produits offerts par une entreprise et qui s’adresse à un ou à plusieurs clients potentiels.

 

Une offre de service peut être générale et s’adresser à plusieurs clients potentiels de l’entreprise. Dans ce cas, ce document est court et a un but plutôt informatif ou publicitaire. L’offre de service courte peut prendre la forme d’une lettre circulaire, souvent d’une seule page, où ne sont décrits que les services ou les produits offerts par l’entreprise. Si elle prend la forme d’un document, l’offre de service courte peut comprendre d’autres éléments : un bref historique de l’entreprise; une liste de ses principales réalisations; les objectifs du service ou du produit offert; les avantages que les clients potentiels peuvent tirer de son offre; et une estimation des coûts liés à l’achat du produit ou du service. À moins qu’elle ne prenne la forme d’une lettre circulaire, l’offre de service courte est accompagnée d’une lettre présentant l’entreprise et son offre de service (voir l’article Lettre d'accompagnement d'une offre de service).

 

Souvent, toutefois, une offre de service s’adresse à un seul client potentiel. Elle peut alors répondre à un appel d’offres pour la réalisation d’un projet précis. Dans ce cas, l’offre de service, qui est longue, décrit en détail la façon dont l’entreprise répondra à ce besoin spécifique si elle est choisie par l’entreprise ou l’organisme qui a lancé l’appel d’offres.

 

Divers éléments peuvent figurer dans une offre de service longue. Les documents liés à l’appel d’offres peuvent guider le rédacteur dans la préparation de l’offre de service. Généralement, les principales parties d’une offre de service sont :

 

- la compréhension du mandat, où l’entreprise prouve qu’elle comprend ce que le client demande en reformulant de façon claire et précise le mandat évoqué dans l’appel d’offres (on peut trouver dans cette partie des renseignements sur le but du projet, sur les critères de sélection du client, sur les problèmes à résoudre et sur l’ampleur du travail);

- la méthodologie, où l’entreprise explique comment le projet se déroulera si sa proposition est retenue (cette partie peut comprendre les diverses étapes de réalisation du projet, les ressources matérielles et humaines nécessaires à sa réalisation, etc.);

- la présentation de l’entreprise, qui peut comprendre un historique de l’entreprise, une liste de ses réalisations importantes et de ses expériences similaires ainsi qu’une présentation de l’équipe qui participera au projet;

- l’estimation des coûts nécessaires à la réalisation du projet;

- l’échéancier, qui présente un calendrier réaliste des activités.

 

En annexe, on peut ajouter un organigramme de l’équipe qui participera au projet, le curriculum vitæ des membres de cette équipe, un calendrier détaillé des activités, des fiches techniques sur les produits ou services de l’entreprise, etc.

 

Une offre de service longue est toujours accompagnée d’une lettre de présentation et comprend une page de titre et une table des matières.

 

Lorsqu’on rédige une offre de service, on doit maîtriser différents styles de rédaction. Dans certaines parties, comme la présentation de l’entreprise, on peut utiliser un style narratif; dans d’autres, comme la méthodologie, on préférera utiliser plutôt un style descriptif; enfin, l’échéancier se prêtera à un style plus télégraphique. De plus, dans plusieurs parties de ce type de document, le ton doit être persuasif : il faut convaincre le client que notre entreprise est celle qui répondra le mieux à ses besoins.

 

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Date de la dernière actualisation de la BDL : novembre 2018

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