Pour bon nombre de logiciels de messagerie électronique, il existe une fonction qui, lorsqu’elle est activée, permet de faire parvenir automatiquement un message électronique à toute personne qui envoie un courriel à un correspondant absent.

 

Une réponse automatique d'absence du bureau doit être concise et soignée. L'objectif d'un tel message est d’aviser le correspondant de la durée de l’absence ou de la date de retour au bureau.

 

Dans une réponse automatique d’absence du bureau, on omet généralement la formule d’appel. Autrement dit, on annonce directement la durée de l’absence ou la date du retour. S'il s'agit d'une absence d'une durée indéterminée, on le mentionne. Il n'est pas nécessaire de préciser la raison de l’absence, mais il est sage de fournir les coordonnées d’une personne-ressource à qui l’expéditeur ou l’expéditrice du courriel peut s’adresser au cas où son message doit être rapidement porté à l’attention de quelqu’un.

 

Si un ou une collègue s'occupe temporairement de certains dossiers au cours de cette période, on donne son nom et son adresse de courriel. On peut aussi ajouter son numéro de téléphone, si cela convient. Si ce n'est pas le cas, on peut inviter la personne à communiquer avec le secrétariat par courriel ou par téléphone.

 

On terminera le message par une brève salutation suivie d’une signature.

 

Exemples :

 

Je serai de retour au bureau le 5 avril. En cas d’urgence, vous pouvez communiquer avec le secrétariat au 418 123-4567.

 

À bientôt,

 

Jacqueline Hébert

Laboratoire Technor

 

Je serai de retour le jeudi 18 septembre. Pour toute question importante, je vous invite à communiquer avec le secrétariat à info@mnc.ca.

 

Salutations,

 

René Kirouac

Chargé de projet

MNC

 

Veuillez noter que je serai absente du bureau le mercredi 12 novembre en après-midi. Je lirai votre message à mon retour, le jeudi 13 novembre.

 

À bientôt,

 

Marthe Bergeron

Réviseuse

Revenu Québec

 

Je suis absente du bureau du 30 juillet au 17 août inclusivement. Pendant cette période, pour toute question relative à mes dossiers, je vous invite à communiquer avec M^me Thérèse Lemieux à l'adresse suivante : tlemieux@ttr.com.

 

Cordialement,

 

Francine Leroux

Chargée de projet

TTR

 

Je suis actuellement en congé pour une durée indéterminée. Veuillez communiquer avec le secrétariat, au 819 771-1339, pour toute question relative à mes dossiers.

 

Merci de votre collaboration,

 

Édith Julien

Centre Rétro

 

Veuillez noter que je suis absent du bureau du 11 au 29 juillet. Pour toute question urgente, vous pouvez vous adresser à M. Jean Gagnon : Jean.Gagnon@entreprise.com.

 

Merci et à bientôt,

 

Pierre Tremblay

Service des achats

 

 

Pour en savoir davantage sur la rédaction de courriels, vous pouvez consulter les articles Généralités sur la rédaction d’un courriel et Nétiquette. Pour savoir comment préparer un message d'absence du bureau pour votre téléphone ou votre répondeur, consultez l'article Message téléphonique d'absence du bureau.