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En-tête

 

Adresse du destinataire

 

Un message électronique comprend l’adresse électronique du ou des destinataires principaux et, parfois, des destinataires en copie conforme.

 

Le champ Copie conforme (abrégé en cc dans les logiciels de messagerie; s’écrit c. c. dans un document) permet d’inclure d’autres destinataires, qui reçoivent le message à titre d’information. Par exemple, si l’on sollicite la collaboration d’un collègue pour un dossier, on met le nom du supérieur pour l’aviser de la situation. Le ou la destinataire en copie conforme n’a pas à répondre au message. Avant d’inclure des personnes dans le champ Copie conforme, il faut s’assurer que ces personnes sont toutes concernées par le courriel.

 

Le champ Copie conforme invisible (cci, CCI ou Cci dans les logiciels de messagerie; s’écrit c. c. i. dans un document; on évite d’employer en français le terme anglais blind carbon copy et son abréviation bcc) permet de transmettre un message à un ou à des destinataires à l’insu des autres destinataires, car les noms dans ce champ ne figurent pas dans les en-têtes de courriel des destinataires et ne sont donc pas visibles par eux. Cette possibilité technique, qui est l’équivalent de la transmission confidentielle en correspondance traditionnelle, est utile non seulement pour associer confidentiellement une ou plusieurs personnes à un échange électronique, mais aussi pour éviter de diffuser l’adresse électronique d’une personne à l’ensemble des autres destinataires. Cette fonction est également intéressante, notamment pour faire un rappel, quand plusieurs personnes n’ont toujours pas répondu au courriel, car elle évite que tous sachent qui est en défaut.

 

 

Objet

 

Tout courriel devrait mentionner un objet le plus représentatif possible du contenu du message. Des mentions telles que Communiqué, Message de X, Nouvelles, Réunion ou encore Bonjour sont à éviter puisqu’elles n’évoquent en rien le contenu du courriel. Un objet significatif renseignera le ou la destinataire sur l’intérêt de lire (ou non) le message. Il facilitera aussi, ultérieurement, la recherche d’un courriel. Il peut être utile de systématiser la formulation des objets pour faciliter le classement des messages et les retrouver plus facilement par la suite. Il est également souhaité de se limiter à un sujet par courriel. Si l’on veut aborder ou traiter plusieurs sujets, on transmettra autant de courriels qu’il y a de sujets. Si le contenu du message a changé en cours d’échange et n’a plus de lien avec l’objet initial, on modifie l’objet. Il est permis d’inscrire une date butoir dans l’objet d’un courriel. Ainsi, le destinataire saura rapidement qu’il a un suivi à donner au courriel pour telle date.

 

Lorsqu’on répond à l’expéditeur en utilisant le bouton Répondre, les lettres RE, qui signifient « répondre », s’affichent automatiquement devant le texte figurant déjà dans l’objet. Ces mêmes lettres apparaissent lorsqu’on utilise le bouton Répondre à tous. Ce bouton permet de répondre à l’expéditeur ainsi qu’à toutes les autres personnes mentionnées dans les champs Destinataire et Copie conforme.

 

Lorsqu’on désire faire suivre un message à une personne autre que l’expéditeur et à celles figurant dans le champ Copie conforme, on utilise le bouton Transférer. Les lettres TR, qui signifient « transférer », s’affichent alors devant le texte de l’objet.

 

 

Pour en savoir davantage sur la rédaction d’un courrier électronique, vous pouvez consulter les autres articles de la section Courrier électronique.

 

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Date de la dernière actualisation de la BDL : novembre 2018

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