Une pièce jointe est un document (dépliant, procès-verbal, facture ou autre) qu’on annexe à une lettre et qui est évoqué dans le corps de la lettre. Il faut noter qu’une enveloppe-réponse n’est pas considérée comme une pièce jointe, car ce n’est pas à proprement parler un document, c’est-à-dire un « écrit servant de preuve ou de renseignement » (Le petit Robert). On indique la pièce jointe par la mention Pièce jointe, Pièces jointes, ou couramment, en abrégé, p. j. Cette mention est placée au bas de la page, contre la marge de gauche, sous les initiales d’identification. Elle est suivie de la désignation des documents annexés (avec une majuscule de position), ou de leur nombre et de leur désignation (avec une minuscule, car il ne peut y avoir de majuscule de position dans ce cas puisqu’un chiffre précède le nom), ou encore de leur nombre seul, si, dans ces deux derniers cas, la lettre les a déjà annoncés ou s’ils sont nombreux. La mention Pièce jointe permet de vérifier rapidement si l’envoi est complet.

Exemples :

Pièce jointe : Curriculum vitæ

Pièces jointes : 8

Pièces jointes : Calendrier des activités

 Description du programme

p. j. Formulaire d’inscription

p. j. 5

p. j. 20 dépliants

p. j.      1 dépliant

       10 autocollants

p. j. Disque compact

Pour des raisons d’uniformité dans la présentation d’une même lettre, si l’on écrit Pièce jointe en toutes lettres, on écrit Copie conforme en toutes lettres. De même, si l’on utilise l’abréviation p. j., on utilise également l’abréviation c. c.