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Rédaction administrative et commerciale > Documents relatifs à la tenue de réunions



Avis de convocation

 

L’avis de convocation (ou simplement la convocation, dans un contexte moins officiel) a pour but d’aviser des personnes, par écrit, de la tenue d’une réunion ou d’une assemblée à laquelle elles sont conviées. De nombreuses situations demandent que l’on envoie un avis de convocation : un directeur ou une directrice peut convoquer le personnel; un secrétaire ou une secrétaire de comité peut convoquer les membres du comité; les citoyens et citoyennes peuvent être convoqués à une assemblée; les membres du conseil municipal peuvent être convoqués à une séance extraordinaire; les actionnaires d’une entreprise peuvent être convoqués à l’assemblée annuelle, etc. Peu importe le type de réunion, l’avis de convocation doit être bref et précis. Il peut se présenter sous la forme d’une lettre personnelle ou d’une note. En outre, le courriel est désormais utilisé pour la transmission d’avis de convocation.

 

On trouve dans un avis de convocation les renseignements suivants :

 

- le nom de la personne qui convoque la réunion;

- le type de réunion (réunion, assemblée annuelle, séance extraordinaire, etc.);

- la date, le jour, l’heure et le lieu de la réunion;

- l’objet de la réunion.

 

Un projet d’ordre du jour ou une énumération des sujets qui seront discutés lors de la réunion sont généralement inclus dans l’envoi de manière à faciliter la préparation des participants et le déroulement des discussions. On peut fournir ces renseignements dans le texte même de la convocation ou, lorsque l’ordre du jour est plus élaboré, joindre ce dernier, comme document distinct, à l’avis de convocation.

 

Le projet d’ordre du jour ne devient l’ordre du jour officiel qu’après son adoption en début de séance par les participants à la réunion ou à l’assemblée. Il est à noter que dans le cas d’une réunion extraordinaire, il n’y a pas de projet d’ordre du jour mais un ordre du jour définitif puisque le contenu de celui-ci ne peut être modifié.

 

Dans le texte de l’avis, de manière générale, le verbe convoquer s’emploie de supérieur à subordonné; dans les autres cas, on préférera le verbe inviter. Il est bon de terminer le texte de la convocation en incitant la personne à assister à la réunion. Parfois, on peut inviter les participants à proposer des points à ajouter à l’ordre du jour ou à la liste des sujets énumérés.

 

Outre l’ordre du jour qui peut être joint à l’avis de convocation, d’autres documents (états financiers, procès-verbal de la dernière réunion, etc.) devant être portés à la connaissance des participants, pourront être envoyés en même temps que l’avis. On en précisera la nature sous la mention pièce(s) jointe(s) (ou p. j.) au bas de la convocation.

 

On suggère de terminer l’avis de convocation en incitant la personne à assister à la réunion.

 

Si l’avis de convocation est rédigé sous forme de lettre personnelle, on le termine par une formule de salutation complète; s’il s’agit d’une note, la formule de salutation est remplacée par une courte conclusion.

 

La convocation doit être signée par la personne qui organise la réunion ou par celle qui agit à titre de secrétaire. On l’expédie environ une semaine avant la tenue de la réunion, ce qui donne le temps aux participants de se préparer.

 

Pour en savoir davantage, vous pouvez consulter les articles Ordre du jour et Agenda, et les articles qui présentent des exemples d’avis de convocation, Exemple d'avis de convocation (1), Exemple d'avis de convocation (2), Exemple d'avis de convocation (3), Exemple d'avis de convocation (4) et Exemple d'avis de convocation (5). Vous pouvez aussi consulter l’article Avis de convocation de la section Féminisation et rédaction épicène.



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Date de la dernière mise à jour de la BDL : juin 2018

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