On trouve souvent au début des notes de service l'indication à être distribué qui constitue un calque de l'anglais to be distributed. L'auxiliaire être n'a pas sa raison d'être ici et l'on doit opter tout simplement pour la forme active à distribuer.

Exemple fautif :

- Message important à être distribué dans tous les services.

On écrira plutôt, par exemple :

- Message important à distribuer dans tous les services.